Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Трудовое право - Журнал регистрации приказов прием увольнение перевод

Журнал регистрации приказов прием увольнение перевод

Журнал регистрации приказов прием увольнение перевод

Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии

13453 Формирование журнала регистрации приказов по личному составу происходит обычно тогда, когда предприятие имеет достаточно большой штат работников. В таких случаях вся кадровая документация подлежит обязательному учету и контролю, для чего создаются отдельные обобщающие документы в виде журналов.

ФАЙЛЫ Личный состав любой организации – это все те люди, которые работают в ней на условиях трудового договора.

При этом не имеет значения, трудится ли человек на постоянной основе или его работа носит временный, срочный или сезонный характер.

Таким образом, все приказы, выпущенные в отношении этих лиц, считаются приказами по личному составу. Это могут быть приказы о

  1. материальном поощрении,
  2. сокращении,
  3. трудоустройстве,
  4. отпуске,
  5. дисциплинарном взыскании,
  6. переводе на другую должность и т.д.
  7. дежурствах,

На сегодняшний день список таких приказов является открытым, что подразумевает под собой то, что кадровая служба каждой организации вправе самостоятельно формировать их перечень.

При этом сведения обо всех этих распоряжениях должны заноситься в соответствующий журнал регистрации.

Единственное исключение составляет руководящая «верхушка» фирмы – приказы о назначении директора и главного бухгалтера, а также иных работников, упомянутых в уставе, относятся к приказам об основной деятельности юридического лица. А это значит, что их вносить в журнал регистрации приказов по личному составу не нужно.

А это значит, что их вносить в журнал регистрации приказов по личному составу не нужно. Значение журнала понять не сложно: он позволяет систематизировать данные о распоряжениях руководства предприятий в отношении подчиненных, а также оптимизировать работу с ними. Для того, чтобы сведения были полными, в журнале должны регистрироваться все без исключения приказы относительно кадрового состава предприятия в хронологическом порядке.

При необходимости журнал помогает быстро отыскать нужный приказ, а также, в случае возникновения сложных спорных ситуаций между работодателем и работником и доведения дела до инспекции по труду или суда, дает возможность подтвердить или опровергнуть правомерность тех или иных действий каждой из сторон трудовых взаимоотношений. Для того, чтобы документ выполнял свою функцию, в него вносится ряд определенных сведений, в том числе дата выпуска каждого приказа, коротко – суть, ФИО работника и т.д.

Кроме того, журнал должен иметь начальную дату его формирования и дату закрытия. При этом организация имеет право самостоятельно решить, нужно ли вести отдельные журналы по каждому типу приказов или достаточно того, что все приказы будут вноситься в один журнал. Обычно обязанность по ведению журнала регистрации приказов возлагается на руководителя/специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или даже секретаря, т.е.

того работника, который отвечает за работу с документацией по личному составу предприятия. В любом случае, это должен быть сотрудник, контролирующий кадровый документооборот, а также имеющий представление о том, как правильно вести подобного рода документы.

Унифицированной единой формы журнала нет, поэтому работники компаний могут формировать его в произвольном виде или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон документа, по его образцу.

При этом документ должен включать в себя ряд обязательных сведений.

К ним относятся:

  1. дата открытия журнала, дата его окончания;
  2. срок хранения документа.
  3. должность, фамилия-имя-отчество ответственного за его ведение сотрудника;
  4. наименование предприятия;

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, которую следует разделить на несколько столбцов.

В них надо вписать:

  1. ФИО и табельный номер работника, которого он касается;
  2. порядковый номер приказа, дату его выпуска;
  3. основание для выпуска распоряжения.
  4. номер документа, его вид, содержание;

При необходимости таблицу можно дополнить и другой информацией, или, напротив, сократить. Как и содержание журнала, его оформление полностью отдано на откуп составителям.

Журнал допустимо формировать в простой рукописной или электронной форме. При этом, если журнал ведется на компьютере, дублировать его в распечатанном виде необязательно.

Ну а если руководство компании считает необходимым ведение документа в «живом» виде, то использовать для журнала можно как простые чистые листы бумаги, так и фирменные бланки предприятия.

ВАЖНО! В приказе должно быть указано ответственное за ведение журнала регистрации приказов лицо. Проштамповывать журнал необходимо только в том случае, если норма по визированию таких документов с помощью штемпельных изделий закреплена в локальных актах фирмы.

Обычно данные журналы достаточно внушительны по объему и имеют не один десяток страниц.

В таких случаях все листы журнала необходимо пронумеровывать, скреплять между собой при помощи крепкой нити, прописывая с внешней стороны дату создания документа и проставляя подпись ответственного лица. Как правило, журнал регистрации приказов по личному составу лежит в кадровом отделе компании в отдельном месте, куда нет доступа посторонним лицам. Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо внутренними нормативно-правовыми документами предприятия.

После того, как журнал утрачивает свою актуальность, его полагается .

Правила ведения журнала регистрации приказов о приеме на работу

Журнал регистрации приказов о приеме на работу является обязательным документом кадрового делооборота, а для его ведения на предприятии назначается ответственное лицо. Как правило, ведение, хранение и заполнение журнала входит в компетенцию сотрудников кадровой службы.

Разберем нюансы внесения записей в указанный журнал, а также общие правила его ведения на предприятии. Предприятие обязано оформлять трудовые отношения с сотрудниками в письменной форме – для этого издается приказ о приеме на работу каждого специалиста, а также составляется трудовой контракт.

Все данные о принятых сотрудниках отражаются в журнале регистрации приказов о приеме на работу.

Выделим общие правила, которые нужно соблюдать при ведении данного документа:

  1. ведение указанных журналов предусмотрено , поэтому документ подлежит сдаче в архив при ликвидации или реорганизации предприятия, а также по истечении срока хранения;
  2. для ведения всех журналов кадрового документооборота на предприятии назначается ответственное лицо – это может быть специалист кадрового отдела, делопроизводитель, секретарь и т.д.
  3. единая типовая форма журнала не утверждена на законодательном уровне – ее должен утвердить руководитель предприятия в виде положения, инструкции или иного локального акта;

Предприятие может самостоятельно разработать форму журнала, а в процессе хозяйственной деятельности допускается внесение изменений в утвержденный бланк. Образец заполнения журнала регистрации приказов Скачать бланк в электронном виде можно на нашем сайте, а для разъяснения всех положений этого документа лучше обратиться к профессиональным специалистам. Отменим ряд обязательных требований, которые должны соблюдаться при ведении журнала:

  1. как правило, журнал ведется в письменной форме – он может быть изготовлен типографским способом, нумеруется, сшивается и скрепляется печатью;
  2. журнал ведется сплошным методом в порядке очередности издания приказа – не допускается внесение записей задним числом, а исправление любых ошибок должно сопровождаться отметкой ответственного лица;
  3. допускается ведения журнала в электронной форме – такое правило должно быть указано в отдельном приказе руководителя организации;
  4. журнал хранится у специалиста, ответственного за его заполнение.

Обратите внимание!

Журнал регистрации приказов о приеме на работу относится к документам кадрового делооборота и подлежит хранению в течение 75 лет.

После истечения указанного срока, либо при ликвидации/реорганизации предприятия, документ должен быть сдан в архив. При утверждении формы журнала устанавливаются требования к его содержанию.

В состав обязательных пунктов будут входить:

  1. на титульном листе указываются сведения о работодателе, датах начала и окончания ведения журнала, данные об ответственном лице;
  2. для каждой записи указывается порядковый номер;
  3. документ ведется в пределах одного календарного года, а после его окончания происходит закрытие журнала и одновременное открытие новой формы;
  4. сведения о регистрируемом приказе должны содержать все реквизиты этого документа – дата и номер, информация о трудоустроенном сотруднике, должность и структурное подразделение, дата начала работы;
  5. закрытый журнал хранится в кадровой службе или у иного ответственного лица.

Каждый лист журнала подлежит сквозной нумерации, а изъятие листов или добавление новых страниц не допускается.

Если в пределах календарного года в журнале заканчиваются свободные строки для записей, нужно открыть новый документ. Журнал включается в общую номенклатуру дел, утвержденную на предприятии. Каждый сотрудник имеет право знакомиться с записями журнала, относящимися к его приему на работу. При необходимости ошибочные записи могут признаваться недействительными – для этого ответственное лицо вносит сведения об аннулировании записи со ссылкой на соответствующее решение руководства.

При необходимости ошибочные записи могут признаваться недействительными – для этого ответственное лицо вносит сведения об аннулировании записи со ссылкой на соответствующее решение руководства. При выявлении технических ошибок, их устранение происходит путем внесения достоверных сведений с отметкой «исправленному верить».

Закрытые журналы хранятся на предприятии в составе внутреннего архива.

По факту открытия новых журналов делается отметка в отчете по номенклатуре дел. Уничтожение указанного документа допускается только после истечения срока хранения с составлением комиссионного акта.

В процессе текущей деятельности доступ к сведениям журнала имеет круг лиц, оговоренный в локальных актах предприятия – руководитель, заместители, сотрудники бухгалтерии и кадровой службы.

Журнал может проверяться при проведении следующих мероприятий:

  1. прокурорские проверки;
  2. проверка, назначенная Государственной трудовой инспекций;
  3. проверки при назначении внутреннего или внешнего аудита.
  4. плановые или внеочередные внутренние инвентаризационные проверки, назначенные руководителем;

Помимо этого, журнал может быть истребован судебными учреждениями (например, при рассмотрении трудового спора о восстановлении на работе). Для этого на предприятие должен быть направлен официальный запрос суда.

Штраф за отсутствие журнала регистрации не предусмотрен действующим законодательством. В частности, трудовая инспекция на своем сайте указывает, что штраф может назначаться только за отсутствие журнала учета трудовых книжек. Однако, любые факты нарушения документооборота будут указаны в акте проверки и повлияют на размер штрафных санкций.

Кроме того, допускается административная ответственность по за нарушение правил архивного дела – влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц – от трехсот до пятисот рублей. Если нарушения при ведении журнала выявлены в ходе внутренней проверки, назначается служебное расследование.

За ненадлежащее исполнение своих обязанностей к ответственному лицу могут применяться меры , предусмотренные – предупреждение, или . Поделиться с друзьями: Твитнуть Поделиться Плюсануть Поделиться Отправить Класснуть Линкануть Запинить

Кадровое делопроизводство: журналы учета

Исправлено в графе 6 (подпись) (расшифровка подписи) 00.00.0000 Если графа «Примечание» в журнале учета отсутствует, то ошибочно внесенные сведения не зачеркиваются, а под ними делается такая же отметка, как в трудовой книжке («запись N ___ в графе N ___ недействительна») и указываются новые сведения.

Журналы учета являются документами внутреннего пользования и не могут передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров. Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом учета должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.

Журналы с определенной регулярностью, устанавливаемой в отделе кадров, представляются начальнику отдела для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы. В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение.

По окончании журнала учета на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания журнала. Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, утвержденным Приказом Росархива от 6 октября 2000 года, установлены следующие сроки хранения: Наименование Срок хранения Книги, журналы приема, перемещения (первода), увольнения работников 75 лет N п/п ФИО Табельный номер Дата поступления на работу Структурное подразделение Должность (профессия) Трудовой договор, приказ о приеме (дата, номер) 1 2 3 4 5 6 7 12 Тищенко Ольга Николаевна 34 13.09.2010 отдел сбыта менеджер Трудовой договор от 13.09.2010 N 75-ТД, Приказ от 13.09.2010 N 56-ок 13 Корнев Владимир Алексеевич 35 20.09.2010 секретариат делопроизво-дитель Трудовой договор от 20.09.2010 N 76-ТД, Приказ от 12.09.2010 N 57-ок N п/п ФИО До перевода Дата перевода После перевода табель- ный номер должность (профессия) структурное подразделение табель- ный номер должность (профессия) структурное подразделение 1 2 3 4 5 6 7 8 9 41 Лещев Евгений Сергеевич 65 кладовщик Настоящий комментарий не носит официального характера и может утратить актуальность в связи с изменением законодательства.

Права на использование данного авторского материала принадлежат ЗАО «Информационная компания «Кодекс». Без согласия автора или ЗАО «Информационная компания «Кодекс» допускаются установленные правомерные способы использования данного материала. Опубликование данного материала, а также изменение и (или) иная переработка его с целью опубликования осуществляется только с разрешения автора или обладателя права на использование данного материала — ЗАО «Информационная компания «Кодекс».

Опубликование данного материала, а также изменение и (или) иная переработка его с целью опубликования осуществляется только с разрешения автора или обладателя права на использование данного материала — ЗАО «Информационная компания «Кодекс». Ознакомиться с документом вы можете, заказав бесплатную демонстрацию систем «Кодекс» и «Техэксперт» или купите этот документ прямо сейчас всего за 49 руб.

  1. Купить документ Всего за 49 руб.

Идет завершение процесса оплаты.

Полный текст документа будет доступен вам, как только оплата будет подтверждена. После подтверждения оплаты, страница будет автоматически обновлена, обычно это занимает не более нескольких минут. Приносим извинения за вынужденное неудобство.

Если денежные средства были списаны, но текст оплаченного документа предоставлен не был, обратитесь к нам за помощью: Если процедура оплаты на сайте платежной системы не была завершена, денежные средства с вашего счета списаны НЕ будут и подтверждения оплаты мы не получим. В этом случае вы можете повторить покупку документа с помощью кнопки справа.

Произошла ошибка Платеж не был завершен из-за технической ошибки, денежные средства с вашего счета списаны не были.

Попробуйте подождать несколько минут и повторить платеж еще раз. Если ошибка повторяется, напишите нам на , мы разберемся. Электронным кошельком Через интернет-банк Банковской картой В терминале После завершения процесса оплаты вы получите доступ к полному тексту документа, возможность сохранить его в формате .pdf, а также копию документа на свой e-mail.

На мобильный телефон придет подтверждение оплаты.

При возникновении проблем свяжитесь с нами по адресу аналогичных документов, доступных с полным текстом: Название документа: Вид документа: Комментарий, разъяснение, статья Опубликован: Российский бухгалтер, N 7, 2011 год Дата принятия: 01 июля 2011 Настоящий комментарий не носит официального характера и может утратить актуальность в связи с изменением законодательства. Права на использование данного авторского материала принадлежат ЗАО «Информационная компания «Кодекс». Без согласия автора или ЗАО «Информационная компания «Кодекс» допускаются установленные правомерные способы использования данного материала.

Опубликование данного материала, а также изменение и (или) иная переработка его с целью опубликования осуществляется только с разрешения автора или обладателя права на использование данного материала — ЗАО «Информационная компания «Кодекс». Информация о данном документе содержится в профессиональных справочных системах «Кодекс» и «Техэксперт»

Журнал регистрации приказов

Последние изменения: Январь 2020Кадровая внутренняя документация в компании подлежит отдельной фиксации, установленный порядок регламентируется нормативно-правовыми актами. Каждая организация обязана вести журнал регистрации приказов в разрезе направлений и в соответствии со сроками хранения, определёнными для различной документации распорядительного характера.

Постановление Росархива от 06.09.2000 года регламентирует механизм учёта и регистрации распоряжений в соответствующих реестрах приказов и распоряжений, специально предназначенных для кадровых документов.

Регистрировать приказы в организации необходимо в специально предусмотренных книгах, не имеющих унифицированной формы, предусмотренной законодательством. Если форма ведения и регистрации устанавливается организацией самостоятельно, то сроки хранения жёстко регламентированы и составляют от 5 до 75 лет. Представляется целесообразным вести несколько журналов приказов и распоряжений в зависимости от количества времени хранения регистрируемых документов.

Основной документ – журнал регистрации приказов по личному составу, которых нужно иметь как минимум два с соответствующим хранением в течение периодов. В книге, предназначенной для хранения на протяжении 75-ти лет, фиксируются:

  1. длительные служебные командировки внутри страны и за юридической территорией, преимущественно связанные с вредностью.
  2. оплата труда, доплаты и премирование;
  3. прохождение аттестаций и переаттестаций, курсов повышения квалификационного уровня и переобучения;
  4. отпуска за вредные условия труда и время ухода за детьми;
  5. приём, увольнение, совмещение должностей и кадровые перемещения;

В книге, хранящейся 5 лет, будет учитываться документация следующего характера:

  1. дисциплинарные взыскания.
  2. ежегодные отпуска и отпуска, связанные с обучением;
  3. кратковременные служебные поездки, учитывая однодневные;

Для фиксирования распоряжений по кадровому документообороту, касающихся не индивидуально работника, а предприятие полностью, предусмотрен журнал учёта приказов по основной деятельности, отражающем издание приказа, касающегося:

  1. изменения правил, регулирующих внутренний распорядок;
  2. сокращение численности.
  3. назначения работников на руководящие посты;
  4. утверждения обновления штатного расписания;

по основной деятельности не включает кадровые документы по административно-хозяйственной деятельности, поскольку первые подлежат хранению в течение 75 лет, а вторые – на протяжении 5 лет, для фиксации которых создаётся отдельная книга.

Ведение в удобной для предприятия форме не отменяет требования соблюдения правил, предусмотренных для подобной документации. Титульный лист обязан содержать информацию о дате начала внесения записей и окончания.

Для ведения каждой книги назначается ответственный сотрудник, информация о котором размещается:

  1. в конце каждой страницы при ведении в электронном виде.
  2. на титульной странице;
  3. на последнем листе;

Книга принадлежит к документации строгой отчётности, предусматривающей обеспечение сохранности путём предотвращения извлечения или дополнительной вставки новых листов. Страницы пронумеровываются, прошнуровываются и с обратной стороны скрепляются подписью руководителя и печатью организации, дающей возможность зарегистрировать журнал и осуществлять его дальнейшее ведение.

Подтирки, подчистки и замазки специальными средствами категорически запрещены.

В случае ошибочного внесения записи она подлежит корректировке путём зачёркивания одной чертой с внесением подписи работника, совершившего ошибку, и внесение правильной записи в ту же графу.

Сотрудник, ответственный за ведение, назначается ответственным за хранение. Как часто необходимо вносить информацию и нужно ли вести журнал ежедневно? Соответствующая информация вносятся по мере формирования распоряжений, а соблюдение выполнения регламентируется внутренними документами, позволяющими проводить проверку в присутствии назначенного ответственного лица.
Соответствующая информация вносятся по мере формирования распоряжений, а соблюдение выполнения регламентируется внутренними документами, позволяющими проводить проверку в присутствии назначенного ответственного лица.

Скачайте

(24,5 KiB, 2 676 hits) (33,5 KiB, 1 608 hits) (36,5 KiB, 2 682 hits) (37,0 KiB, 3 084 hits)

Поскольку стандартного порядка внесения записей в книги нормативными актами не предусмотрено, как заполнять журнал в разрезе граф, решает каждая организация индивидуально. Примерный образец заполнения включает:

  • Номер, присваиваемый в момент издания. Чтобы правильно вести нумерацию приказов без нумерологических сбоев, целесообразно разработать схему, состоящую из цифр и букв, понятную и наглядную для учёта.
  • внесение изменения в штатное расписание;
  • Вид распоряжения, в связи с причиной издания:
    • отпуска;
    • приём или увольнение;
    • внесение изменения в штатное расписание;
    • перевод на другую должность;
    • назначение совмещения.
  • Дата формирования, которой считается дата подписания руководителем.
  • перевод на другую должность;
  • приём или увольнение;
  • Название распорядительного документа.
  • отпуска;
  • назначение совмещения.
  • Информация о сотруднике – виновнике составления.
  • Краткое содержание, находящееся в преамбуле.

Ведение ряда книг для регистрации кадровой документации упорядочивают документооборот, упрощают поиск конкретного информационного документа вне зависимости от количества регистрируемых распоряжений ежедневно и количества прошедших лет до момента запроса, включая 75-летний период. © 2020 zakon-dostupno.ru

    Похожие записи

Журнал регистрации приказов по личному составу

01 Мая 2020 в 18:02 — это способ учета документов, приказов, локальных актов, в которых определены должностные и трудовые функции рядовых сотрудников.

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter используется в целях оптимизации и систематизации кадрового документооборота в организации. Он позволяет избежать путаницы в порядковой нумерации нормативных актов и отследить хронологию их издания.

Образец заполнения журнала приказов по личному составу вы найдете в нашей статье. К документации по личному составу организации относятся нормативные акты:

  1. о предоставлении отпусков;
  2. сотрудников;
  3. о переводах;
  4. ;
  5. о поощрении и т. д.

С целью систематизации работы с этими документами работодатель самостоятельно определяет количество и наименование регистрационных книг, журналов, которые ведутся в организации.

Обычно их несколько, и каждая ведется в соответствии с имеющейся номенклатурой дел. Например, в каждой организации нормативные акты о приеме и увольнении персонала ведутся раздельно, а остальные документы регистрируются по усмотрению работодателя в отдельных книгах.

Порядок ведения устанавливается работодателем отдельным нормативным актом по основной деятельности, который оформляется в свободной форме и определяет:

  1. периоды ведения (год, 5 лет и т. д.) и место хранения.
  2. работников компании, ответственных за хранение и ведение;
  3. замещающих временно отсутствующих ответственных за ведение;

Срок хранения журналов составляет 75 лет. Книги прошиваются, нумеруются и пломбируются.

Купить журнал регистрации приказов в Санкт-Петербурге и Москве можно в канцелярском магазине или заказать в интернет-магазине по цене от 300 рублей за штуку. Обязательно ли в организации должна быть книга учета приказов, решает персонально генеральный директор. Четких указаний в законодательстве о необходимости наличия этих журналов в коммерческих организациях не существует.

Однако рекомендуется вести как минимум четыре книги учета нормативных актов по кадрам:

  1. о предоставлении отпусков;
  2. об увольнениях.
  3. о поощрениях;
  4. о приеме на работу;

Это самые ходовые нормативные акты работодателя, копии которых работники запрашивают. У кадрового подразделения есть три дня на подготовку необходимых документов. Когда существует четко установленный порядок хранения, их поиск идет быстрее.

Вести журнал можно как в бумажном, так и в электронном виде.

Кому как удобнее, поскольку его содержание предназначено исключительно для работников отдела кадров. Автор: Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.

Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес. Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Запрос документов у работодателя — это официальное обращение с просьбой предоставить бумаги, связанные с трудовой деятельностью.

Требовать выдачу копий или оригиналов каких-либо актов вправе любой работник, в том числе бывший.

Сведения предоставят и новому работодателю сотрудника, но при выполнении определенных условий. 27 Августа 2020 в 14:09 Отношения, которые регулирует коллективный договор, — это:

  1. условия труда и компенсации за вредность;
  2. оплата питания, обучения, пособия при увольнении и другие условия, как в сфере трудовых взаимоотношений, так и в иных ситуациях, касающихся интересов сотрудников и защиты их прав.
  3. социальные гарантии;
  4. выплаты материальной помощи;

25 Августа 2020 в 13:10 Как самостоятельно подать исковое заявление в суд:

  • Присутствуйте на заседании.
  • Определите, куда обратиться.
  • Отнесите документы в канцелярию.
  • Подготовьте иск, уплатите пошлину.

24 Августа 2020 в 11:45 Последствия прекращения доверенности заключаются в аннулировании прав и полномочий, которые вменялись документом.

Гражданский кодекс устанавливает обязательство уведомить об отмене доверенности лицо, которому она выдана. Поверенный обязан ее вернуть. Использование заведомо недействительного документа — преступление.

06 Июня 2020 в 12:25 Проверка СЗВ-стаж онлайн в ПФР нужна для определения ошибок в документе до его сдачи в Пенсионный Фонд. Отчет сдают один раз в год — до 1 марта года, следующего за отчетным периодом. А также не дожидаясь указанного срока, если один из работников собрался оформлять пенсию.

Онлайн-проверка актуальна с учетом возможных изменений самого бланка и порядка его заполнения. 04 Июня 2020 в 18:36 22 Сентября 2020 22 Сентября 2020 21 Сентября 2020 18 Сентября 2020 18 Сентября 2020 ИЗБРАННОЕ Эта функция доступна только зарегистрированным пользователям НЕТ, СПАСИБО

Как заполнить и вести журнал регистрации приказов по личному составу (образец)

В каждом предприятии или организации происходит постоянное движение рабочих и служащих. Люди принимаются на работу и увольняются, уходят в отпуск и болеют.

Существуют другие нюансы, связанные с трудовой деятельностью сотрудников. Для учета передвижения работников кадровой службой ведется журнал регистрации приказов по личному составу.При приеме на работу на каждого нового сотрудника заводятся личные документы: лицевой счет, финансовые документы и трудовая книжка, в которой происходит учет трудового стажа сотрудников. При любом передвижении работника, специалистом по кадрам составляется приказ о соответствующем передвижении, который подписывает руководитель предприятия.Приказ по личному составу представляет собой главный документ, определяющий служебное положение сотрудника организации.

Приказ является основанием для внесения данных в личную карточку работника.Нумерация приказов производится в рамках одного года, начиная с первого рабочего дня в календарном году.

Все распоряжения, подписанные и утвержденные руководителем предприятия, регистрируются в журнал установленного образца.Регистрация в журнале – это засвидетельствование того, что приказ состоялся и подписан, и занесен в соответствующую книгу. Это придает значимость документу с юридической точки зрения. Пока приказ не зарегистрирован, он не может считаться официальным документом.Журнал регистрации приказов по личному составу – это книга, куда заносятся указания, касающиеся передвижения сотрудников на предприятии, в хронологическом порядке.

Ведение журнала возлагается на специалиста по кадрам.Существуют определенные нормы и правила по ведению журнала регистрации, установленные действующим законодательством.Важно!

Перед началом работы новый журнал нумеруется, прошнуровывается и скрепляется печатью во избежание утери и исправлении данных, зарегистрированных в книге! Журнал хранится на предприятии в течение семидесяти пяти лет, поскольку в нем отражается учет трудового стажа сотрудника.На лицевой стороне обязательно прописывается наименование организации, дата начала и окончания. На разных предприятиях форма журнала может немного отличаться.

Заказать такую книгу можно в типографии или купить в магазинах по продаже офисной документации.В журнале регистрации учитываются все без исключения приказы, созданные и подписанные руководством организации, связанные с передвижением сотрудников. Специалист по кадрам на основании текста, прописанного в приказах, делает соответствующие записи в журнал.Основные приказы, подлежащие регистрации:

  1. об увольнении с работы и расторжении трудового договора.
  2. учебный отпуск;
  3. дополнительный отпуск, связанный с тяжелыми и вредными условиями труда;
  4. о премировании и поощрениях сотрудника;
  5. об изменении личных данных: фамилии, имени или отчества;
  6. об уходе в отпуск по семейным обстоятельствам без сохранения оплаты труда;
  7. об уходе работника в основной отпуск или по уходу за детьми;
  8. о приеме на работу сотрудника;
  9. о направлении в командировку;
  10. о повышении квалификации и присвоении категории или разряда;
  11. о совмещении с основной работой;
  12. об изменении штатного расписания на предприятии;
  13. о назначении оклада и надбавок;
  14. о переводе на другую работу или должность;

На самом деле, этот список может быть более обширным. Все зависит от специализации предприятия и от условий, прописанных в трудовом договоре организации.

Все эти документы в обязательном порядке проходят через бухгалтерию для начисления заработной платы и других выплат, причитающихся сотрудникам, и предоставления данных в Фонд социального страхования и Пенсионный фонд.Важно! Специалисты организации, осуществляющие функции управления на предприятии: директор предприятия, главный бухгалтер, руководитель подразделения, при назначении или переводе их на должность, оформляются на основании приказа по основной деятельности.Если главный бухгалтер ведет несколько учреждений одного ведомства, например, в отделах образования в пределах одного района, то рациональнее всего, журналы регистрации бухгалтера и руководителя вести отдельно.По своей структуре каждая страница книги содержит семь столбцов разных размеров:

  1. Основание. Основанием для приема на работу, перевода и увольнения может быть трудовой договор либо дополнительное соглашение, на основании действующего трудового законодательства.
  2. ФИО работника. Данные записываются полностью на основании паспорта, в именительном падеже. Сокращения здесь не предусматриваются.
  3. Номер приказа. Обозначение, присвоенное документу при его регистрации.
  4. Дата. Прописывается дата составления данного распоряжения по календарю. Предполагается, что номер и дата должны стоять рядом.
  5. Номер по порядку. Здесь фиксируется номер приказа, подписанного и утвержденного руководством организации, подлежащий регистрации.
  6. Табельный номер. Присваивается каждому работнику при приеме на основную работу.
  7. Вид. Здесь может быть всего три варианта: прием на работу, перевод на другую должность и увольнение сотрудника.

Есть определенные требования по заполнению журнала регистрации.После того как новый журнал был пронумерован, прошнурован и скреплен печатью, заполняется лицевая сторона.

О том, как правильно прошить журнал, у нас есть отдельная статья: .На титульном листе прописывается наименование организации согласно учредительному документу полностью и в сокращенной форме. Обязательно должна быть указана дата начала заполнения книги. В день, когда исписана последняя страница, проставляется дата окончания.

На оборотной стороне, где записано количество пронумерованных страниц и стоит печать, ответственный специалист ставит свои ФИО и расписывается. Для дальнейшей работы заводится новая книга, а старая сдается на хранение в архив.В течение года может быть заведено несколько журналов, в зависимости от количества распоряжений.

Каждой книге присваивается индекс – порядковый номер, если в организации предусмотрен учет журналов по номенклатуре.Ведение журнала, как правило, возлагается на одно лицо, назначенное руководителем организации.

Во-первых, с одного человека легче спросить, если возникнут претензии от сотрудников предприятия. Во-вторых, легче найти нужную информацию. Ответственным исполнителем может быть специалист по кадрам, делопроизводитель или секретарь, находящийся в прямом подчинении у руководства.

В случае отсутствия специалиста, который вносит приказы в книгу, назначается другое лицо на основании отдельного распоряжения.Для удобства при поиске нужных документов, все записи в книге нумеруются по порядку последовательно. Внесение изменений, исправлений в записях не допускается!

Если ошибка все же допущена, делается пометка с пояснением в новой строке с указанием номера записи, которую нужно считать недействительной.

Ниже ставим должность, инициалы лица, допустившего ошибку и роспись.Важно! При исправлении не допускается использование корректора и канцелярской резинки.Все фактические данные вносятся согласно датам по порядку. Если, например, документ за прошедшее время остался без регистрации, то его лучше перепечатать другим числом.На лицевой стороне журнала прописывают сведения о работнике, ответственном за его оформление и ведение.

По усмотрению руководителя, эти данные могут быть записаны на оборотной стороне или на каждой странице.Удалять или подчищать записи не разрешается.

Следует зачеркнуть тонкой линией, чтобы было видно текст, подлежащий исправлению. Верную запись следует занести в ту же строку.

В некоторых книгах предусмотрена строка «Примечание».

В таком случае исправление заносится именно в нее.Пример правильного заполнения:Дополнительная информация. Все строки, заполненные в книге регистраций, должны точно соответствовать и совпадать с текстом и номером по приказу.

При проведении проверок иногда находят несоответствие номера приказа, должности, фамилии и других показателей. Рекомендуется быть предельно внимательным при заполнении книги.При выявлении ошибок, занесенных в журнал в течение года, может возникнуть необходимость что-то заменить. Нужно сразу усвоить, что это недопустимо категорически!

Защитой от таких действий является изначально правильное оформление книги. Ответственное за журнал лицо, в самом начале производит нумерацию, прошивку, расписывается и отдает руководителю, который в свою очередь, ставит подпись и печать.Обратите внимание!

Если ошибка обнаружена своевременно, исправления можно сделать так, как было изложено в разделе «Требования к заполнению».Одной из задач кадровых служб является сохранность документов по личному составу. Хранить их лучше отдельно от других приказов. Чтобы не нарушать социальные права работников, документы сдаются в архив и хранятся на протяжении 75 лет со дня увольнения.

За халатное отношение к сохранности документов предусмотрена уголовная ответственность.

Инструкция: оформляем журнал регистрации приказов по личному составу

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

  1. Сервисы:

Журнал регистрации приказов по личному составу — это обязательный документ, в который вносят информацию о каждом кадровом распоряжении. Вести его можно на бумаге или электронно.

16 апреля 2020 Автор: Чурсина Татьяна Этот термин в ТК РФ отсутствует. Такими распоряжениями принято считать все официальные бумаги, которые относятся к кадровому документообороту, например:

  1. о командировке.
  2. изменении заработной платы или премировании;
  3. о приеме на работу;
  4. увольнении;
  5. об отпуске;
  6. изменении персональных данных;
  7. переводе на другую должность;

Некоторые из них нужно хранить в организации 5 лет, но большая часть распоряжений хранится 75 лет.

Поэтому так важно вести правильный учет.

Процесс регистрации представляет собой перенос реквизитов приказа по личному составу в определенную установленную форму и присвоение документу номера и даты. Все виды распоряжений по личному составу должны быть зарегистрированы.

Почему это важно? Дело в том, что проект документа приобретает юридическую силу по факту его регистрации. Если процесса регистрации не было, правовые последствия для работника и работодателя не наступают. Регистрация помогает решить 3 задачи:

  1. возможность оперативно получить доступ к приказу по личному составу.
  2. учет;
  3. контроль исполнения;

Регистрировать нужно один раз — при издании.

Когда приказов по личному составу много, номера можно устанавливать по каждой процедуре индивидуально, если мало — возможна сплошная нумерация. К примеру, приказам на прием, перевод и увольнение дать единую нумерацию, на различные отпуска — другую. Формой для регистрации может быть:

  1. база данных.
  2. журнал или книга;

Журнальный формат предполагает подробное отражение информации о том, кем и с какими целями разработан документ.

Автоматизированная база данных предполагает внесение сведений о приказах с применением специально разработанного ПО. Трудовым законодательством требования к наличию и оформлению журнала не установлены.

Учреждение само определяет форму и алгоритм ведения документа.

Наиболее приемлемым вариантом является электронный формат: он требует меньшего объема затрат, чем работа с бумажными носителями.

Журнал регистрации распоряжений по личному составу предназначен для систематизации и упорядочивания кадрового документооборота и позволяет оперировать большим объемом информации одновременно, а также выполняет следующие функции:

  1. быстрый поиск точной информации и документов о работниках;
  2. хранение и архивирование бумаг компании.
  3. регистрация изданных компанией кадровых документов;

По п.

«б» ст. 258 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (от 25.08.2010 № 558), ведение работодателем журнала регистрации необходимо.

Действующим законодательством не предусмотрены обязательные требования к его форме и содержанию, не установлена ответственность за его отсутствие.

Образец заполнения журнала приказов по личному составу целесообразно утвердить локальным нормативным актом юридического лица, так же, как и образец приказа по личному составу.

Большинство работодателей ведут кадровый учет в электронном виде, следовательно, важная задача — оптимизировать его цифровую версию в соответствии с реальными потребностями организации.

Электронную форму всегда можно откорректировать: добавить необходимые реквизиты, изменить их последовательность, сформировать необходимый отчет на печать. В электронной версии поиск нужной информации занимает намного меньше времени. В конце отчетного года или другого периода единый реестр учета выводится на печать и архивируется вместе с соответствующими ему кадровыми документами.

Ведение книги в электронном виде особенно актуально для крупных организаций, где кадровые бумаги издаются несколькими структурными подразделениями и филиалами. Как правило, книга регистрации автоматически формируется программой и содержит следующие данные:

  • Дата издания.
  • Краткое описание.
  • Уникальный номер регистрации в программе.
  • Исполнитель.

Каждый работодатель правомочен самостоятельно утверждать свой собственный способ регистрации и виды журналов.

Не все распоряжения работодателя проводятся через программу по кадровому документообороту, и ведение книги вручную, на бумаге, остается по-прежнему актуальным.

Крупные организации с интенсивным кадровым документооборотом ведут одновременно несколько журналов по видам и тематике: отдельно — о приеме на работу, отдельно — о направлении в служебную командировку и другие. В зависимости от этого формируются различные по содержанию и количеству граф книги учета. Сроки хранения регламентируются статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Как правило, кадровые документы имеют нормативный срок хранения — не менее 75 лет со дня создания.

Однако для некоторых из них установлен более короткий срок хранения — всего 5 лет:

  1. о краткосрочных командировках по России и за рубеж.
  2. о дежурствах;
  3. об учебных отпусках;
  4. о дисциплинарных взысканиях;
  5. о ежегодных оплачиваемых отпусках;

Журналы хранятся столько же, сколько и документы по личному составу, в них перечисленные, — 75 лет. Либо 5 лет, если в книге учета фиксировались только документы, которые можно утилизировать через 5 лет.

Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Сотрудник может попросить работодателя заменить часть отпуска денежной выплатой. Разберемся, как правильно оформить такую компенсацию. 15 января 2020 График отпусков — это обязательный документ, в котором определено, кто и когда отдыхает в течение года.

Он утверждается приказом руководителя на календарный год не позднее 15 декабря.

5 ноября 2020 Приказ о предоставлении отпуска работнику — это предусмотренный трудовым законодательством документ, оформление которого дает работнику возможность реализовать право на отдых.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+