Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Как вводится новая должностная инструкция

Как вводится новая должностная инструкция

Как вводится новая должностная инструкция

Как составить, согласовать и утвердить должностную инструкцию

Вы здесь Опубликовано 2009-01-28 18:18 пользователем HRTrud «Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2009, N 11 В статье разъясняется, к каким видам документов относятся должностные инструкции, кем они утверждаются, согласовываются, где фиксируется подпись об ознакомлении.

Подробно разбирается, на каких нормативных актах базируется содержание инструкции, даются рекомендации по составлению пакета должностных инструкций организации. Что такое должностная инструкция? Должностная инструкция — это документ, который входит в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93, утв.

Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299 (ред. от 23.04.2009; далее — ОКУД).

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации. Код унифицированной формы документа (код) состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ). Должностная инструкция относится к классу унифицированной системы организационно-распорядительной документации (код 02), подклассу

«Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия»

(код 52), ее регистрационный номер — 051, контрольное число в ОКУД — 9.

В Письме Роструда от 31.10.2007 N 4412-6

«О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников»

сказано, что несмотря на то, что в ТК РФ не содержится упоминания о должностной инструкции, она является важным документом, содержанием которого является не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.

Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения.

При подготовке должностной инструкции и внесении в нее изменений следует учитывать требования Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенного в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст. Принято считать, что должностная инструкция носит обезличенный характер и определяет функцию, а не человека.

Это, разумеется, так, а в том случае, когда речь идет о государственном служащем, такой подход вообще не должен допускать никаких исключений. Но надо понимать, что на коммерческом предприятии должностная инструкция пишется и для удобства работника и работодателя. Нанимая на должность нового человека, у которого больше опыта и знаний, чем у прежнего специалиста, назначая ему выше заработную плату, неужели работодатель не намерен воспользоваться этими преимуществами работника и добавить ему должностных обязанностей по сравнению с предыдущим сотрудником, повысить уровень ответственности?

Так почему бы и не отразить это в должностной инструкции? Так что, хоть и обезличенная, должностная инструкция вполне может быть написана под конкретного человека. Кто разрабатывает, кто утверждает Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ.

Для того чтобы правильно составить пакет должностных инструкций, кадровые службы предприятия могут обратиться как к рекомендациям специалистов, так и к нормативным актам. Нет, никто не контролирует, как коммерческие организации составляют свои инструкции, но ведь существует опыт государственных служб.

Так, можно изучить Письмо Минтруда России от 13.03.1996 N 482-ВК

«Рекомендации по разработке должностных инструкций (должностных обязанностей) по должностям государственных служащих федеральных органов исполнительной власти»

, Приказ ФТС России от 03.12.2004 N 355 «Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции должностного лица таможенного органа Российской Федерации», Приказ Госнаркоконтроля России от 25.11.2003 N 235 «Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника, федерального государственного служащего, работника органа по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ». Руководитель федерального органа исполнительной власти утверждает должностные инструкции (должностные обязанности) для своих заместителей и для руководителей структурных подразделений, а по остальным государственным должностям — типовые.

На основании типовых должностных инструкций руководитель структурного подразделения утверждает должностные инструкции по конкретным государственным должностям в подразделении. В Госнаркоконтроле России расписали четкую схему полномочий по разработке, согласованию и утверждению должностных инструкций (табл.

1). Кадровая служба коммерческой организации сможет составить по аналогии собственный локальный акт о распределении полномочий по разработке и утверждению должностных инструкций.

Такой документ надо будет утвердить приказом.

Если такой разветвленной структуры не предполагается, то всю информацию о порядке утверждения инструкций можно поместить непосредственно в приказ. Таблица 1 Распределение полномочий руководящего состава органов Госнаркоконтроля по организации разработки, согласованию и утверждению должностных инструкций Наименование должности Организуют разработку должностных инструкций Согласовывают должностные инструкции Утверждают должностные инструкции 1 2 3 4 Первый заместитель (заместитель) председателя Госнаркоконтроля России Начальник главного организационно — аналитического управления Госнаркоконтроля России Начальник правового управления Госнаркоконтроля России Председатель Госнаркоконтроля России Начальник территориального органа, организации, подразделения Госнаркоконтроля России Начальник главного организационно — аналитического управления Госнаркоконтроля России Начальник правового управления, начальник управления кадров Госнаркоконтроля России Заместитель председателя Госнаркоконтроля России в соответствии с распределением обязанностей Примерный образец Общество с ограниченной ответственностью «Кадровик» Приказ о порядке разработки, согласования и утверждения должностных инструкций Москва N 23 01.11.2009 Приказываю: 1. Кадровой службе ООО «Кадровик» составить общую схему должностных инструкций сотрудников организации.

Срок — до 10.11.2009. Ответственный — Крюков Р.А. 2. Начальникам отделов и цехов поручить компетентным сотрудникам разработать по схеме должностные инструкции для каждого сотрудника своего отдела в соответствии со штатным расписанием.

Срок — до 25.11.2009. Ответственные: Зарубин О.О., Сапармурдинов К.Ч., Некорчевый Н.Г., Лещенко П.К. 3. Юридической службе ООО «Кадровик» обеспечить соответствие должностных инструкций требованиям российского законодательства. Ответственный — Зимко У.Ю. 4.

Начальнику отдела по охране труда обеспечить соответствие должностных инструкций работников ООО «Кадровик» требованиям по охране труда. Ответственный — Шурочкина А.Я.

5. После согласования должностных инструкций с юридической службой и отделом по охране труда начальникам отделов подписать инструкции и передать в секретариат на утверждение генеральным директором. Срок — до 05.12.2009. Ответственный — секретарь Воронина О.Л. Генеральный директор Гнедых А.Р. Гнедых С приказом ознакомлены.

Гнедых С приказом ознакомлены.

Копия получена для хранения и использования на рабочем месте. Инспектор отдела кадров Крюков Р.А. Крюков 01.11.2009 Начальник отдела по закупкам Зарубин О.О.

Зарубин 02.11.2009 Начальник цеха N 1 Сапармурдинов К.Ч. Сапармурдинов 01.11.2009 Начальник цеха N 2 Некорчевый Н.Г. Некорчевый 02.11.2009 Начальник транспортного отдела Лещенко П.К.

Лещенко 02.11.2009 Начальник юридической службы Зимко У.Ю. Зимко 01.11.2009 Начальник отдела по охране труда Шурочкина А.Я.

Шурочкина 01.11.2009 Секретарь Воронина О.Л. Воронина 01.11.2009 Еще более подробно этот вопрос регламентирован в таможенных органах (Типовой порядок разработки, согласования и утверждения должностной инструкции). Что можно посоветовать разработчикам? Кадровая служба предприятия должна составить основу должностных инструкций, схему их содержания.

Кадровая служба предприятия должна составить основу должностных инструкций, схему их содержания.

Разработка поручается руководителям структурных подразделений. За конкретным наполнением необходимо обратиться сначала к квалификационным требованиям по специальности, для которой разрабатывается конкретная инструкция, а затем к профессионалам, ранее работавшим на этом месте либо непосредственно руководящим специалистами на такой должности, ведь если они подскажут, какие функции у водителя, курьера, продавца на данном месте, в этой организации, то должностная инструкция принесет реальную пользу. Неплохо включить в процесс согласование инструкций с правовой службой организации, корпоративным юристом.

Утверждать эти инструкции будет то лицо, которое на это уполномочено своим трудовым договором и своей должностной инструкцией. Чаще всего утверждает должностные инструкции руководитель предприятия, но такие функции могут быть переданы также и руководителю кадровой службы.

Должностные инструкции руководителей структурных подразделений разрабатываются непосредственно под контролем руководителя организации, утверждаются им же. Содержание должностной инструкции Реквизиты Титульный лист должностной инструкции должен содержать следующие реквизиты: — наименование организации; — наименование документа; — дата; — место разработки; — гриф утверждения; — виза согласования (если согласование предусмотрено); — подпись руководителя структурного подразделения; — расписка работника, подтверждающая ознакомление с инструкцией. Название документа согласовывается с наименованием должности в родительном падеже (должностная инструкция (кого?) водителя).

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу и состоит из слова «Утверждаю» (кавычки не ставятся), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении должностной инструкции приказом или распоряжением гриф утверждения состоит из слова «Утверждено» (кавычки не ставятся), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Разумно также согласовать инструкции с начальником отдела охраны труда, если таковой действует на предприятии, либо с сотрудником, отвечающим за соблюдение требований охраны труда.

Лист ознакомления является частью должностной инструкции, рассчитывается на количество работников, до сведения которых будет доводиться данная должностная инструкция в течение времени ее действия. На обороте последнего листа делают запись:

«В данной должностной инструкции пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью ___ листов»

(количество прописью).

Запись подписывает руководитель учреждения или лицо, им уполномоченное, с указанием даты.

Примерный образец Согласовано Утверждаю 12.11.2009 Генеральный директор Начальник юридической службы Лямкин П.Д. Лямкин Евсеев Н.Н. Евсеев Согласовано 12.11.2009 Начальник отдела охраны труда Ткаченко Ю.А.

Ткаченко 15.11.2009 Общество с ограниченной ответственностью «Транспортер» Должностная инструкция водителя Разработано 10.11.2009 Отдел перевозок ООО «Транспортер» г.

Москва Текст инструкции Начальник отдела перевозок Чижик А.Я.

Чижик Расписка работника, в случае если подписывается сама инструкция, располагается после подписи руководителя структурного подразделения в следующем виде: С должностной инструкцией ознакомлен, Подпись Расшифровка экземпляр получил. работника подписи Дата В крупных организациях предпочитают составлять лист ознакомления с должностными инструкциями. Примерный образец Лист ознакомления с должностной инструкцией водителя N п/п Фамилия, имя, отчество работника Дата и номер приказа о приеме на работу Должность Дата ознакомления и получения копии инструкции Личная подпись 1 Горотеньков Иван Алексеевич Приказ от 10.10.2009 N 18 Водитель 10.10.2009 Горотеньков 2 Фонарев Евгений Аполлинариевич Приказ от 12.10.2009 N 19 Водитель 13.10.2009 Фонарев Структура Должностная инструкция состоит из нескольких разделов.

1. Общие положения. 2. Функции работника. 3. Должностные обязанности. 4.

Права и полномочия. 5. Ответственность. Некоторые специалисты по кадровому делопроизводству считают необходимым выделить еще и раздел «Взаимоотношения (связи по должности)» [1]. Раздел «Общие положения». В разделе «Общие положения» указывают: — наименование должности в соответствии со штатным расписанием; — название структурного подразделения, в котором сотрудник будет исполнять свои обязанности; — подчиненность работника; — перечень структурных подразделений и (или) отдельных должностей работников, непосредственно подчиненных ему по службе (если таковые имеются); — порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника; — уровень образования и дополнительной профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей; — требования к стажу работы по специальности; — квалификационные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний и профессиональных навыков, а также знаний нормативно-правовых документов, методических материалов, методов и средств, применяемых при выполнении должностных обязанностей; — организационно-правовые документы, на основании которых работник осуществляет служебную деятельность и реализует свои полномочия.

Раздел «Общие положения». В разделе «Общие положения» указывают: — наименование должности в соответствии со штатным расписанием; — название структурного подразделения, в котором сотрудник будет исполнять свои обязанности; — подчиненность работника; — перечень структурных подразделений и (или) отдельных должностей работников, непосредственно подчиненных ему по службе (если таковые имеются); — порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника; — уровень образования и дополнительной профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей; — требования к стажу работы по специальности; — квалификационные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний и профессиональных навыков, а также знаний нормативно-правовых документов, методических материалов, методов и средств, применяемых при выполнении должностных обязанностей; — организационно-правовые документы, на основании которых работник осуществляет служебную деятельность и реализует свои полномочия.

Словарь кадрового делопроизводства.

Требования к персоналу — качественные характеристики, которыми должен обладать «идеальный» сотрудник на определенном рабочем месте или в определенной должности. Требования к персоналу включаются в должностные инструкции, квалификационные карты, карты компетенции и в другие документы. Квалификационная характеристика — краткое изложение требований к знаниям, умениям и навыкам, а также прав и обязанностей, предъявляемых к различным специальностям в организации.

Давайте поговорим подробнее о некоторых из вышеперечисленных пунктов. Совпадение наименования должности, на которую принимается работник, в штатном расписании, его трудовой книжке, трудовом договоре, приказе о приеме на работу и должностной инструкции — необходимое требование, иначе теряется смысл самой инструкции.

Приняли на работу экспедитора, а расписался он, что ознакомлен с должностными обязанностями водителя. Ну и что? Да, ознакомился интереса ради, раз уж ему дали документ на прочтение, подтверждает это ознакомление, в чем и расписывается. Разве эта подпись работника будет налагать на него должностные обязанности в соответствии с инструкцией, если он принят по трудовому договору на должность экспедитора?

Нет, не будет. Название структурного подразделения необходимо в том случае, если работа в конкретном подразделении подразумевает хоть какую-то специфику. И эту специфику надо указать в должностной инструкции. Подчиненность работника определить в инструкции очень важно.

Несмотря на то что в иерархической системе предприятия у работника может быть много вышестоящих руководителей, ему надо знать своего непосредственного начальника. Отсутствие такого указания в инструкции приводит к тому, что работник начинает либо подчиняться всем подряд распоряжениям вышестоящих, в том числе противоречивым, либо самостоятельно выбирать самые приятные распоряжения. То же относится к указанию должностей работников и подразделений, которые, напротив, должны подчиняться сотруднику, которому предназначена должностная инструкция.

Уровень образования и квалификационные требования традиционно включаются в любую должностную инструкцию.

Эти пункты совершенно очевидно предназначаются не для работника, а для того, кто его нанимает.

Потому что, узнав, что его уровень образования не совпадает с тем уровнем, который указан в должностной инструкции, работник не обязан предпринимать какие-либо действия. Он ведь не принимает на себя обязательств получить высшее образование, если его уже приняли на работу со средним специальным, но в должностной инструкции указано высшее. Или у работника высшее техническое образование, а в инструкции прописано высшее гуманитарное.

Приходится признать, что эта часть должностной инструкции предназначена для кадровых служб, руководителей и на нее следует ориентироваться при приеме на работу, а не после подписания приказа. При проведении аттестации может возникнуть проблема, причем при неудачном ее прохождении из-за уровня образования, не совпадающего с указанным в инструкции, у работника будут все основания обратиться в суд.

Хотелось бы порекомендовать работодателю либо жестко придерживаться им самим установленных требований, либо, принимая нового, перспективного сотрудника, озаботиться тем, чтобы его уровень образования соответствовал тому, который записан в должностной инструкции, например, провести обучение за счет работодателя. Для правильной формулировки квалификационных требований пользуются двумя постоянно дополняемыми документами. Это Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (состоит из тарифно-квалификационных характеристик, содержащих характеристики основных видов работ по профессиям рабочих в зависимости от их сложности и соответствующих им тарифных разрядов, а также требования, предъявляемые к профессиональным знаниям и навыкам рабочих) (ЕТКС); а также Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (состоит из квалификационных характеристик должностей руководителей, специалистов и служащих, содержащих должностные обязанности и требования, предъявляемые к уровню знаний и квалификации руководителей, специалистов и служащих).

Разряды работ в ЕТКС установлены по их сложности без учета условий труда (за исключением экстремальных случаев, влияющих на уровень сложности труда и повышающих требования к квалификации исполнителя). Тарифно-квалификационные характеристики каждой профессии имеют два раздела.

Раздел «Характеристика работ» содержит описание работ, которые должен уметь выполнять рабочий.

Раздел «Должен знать» содержит основные требования, предъявляемые к рабочему в отношении специальных знаний, а также знаний положений, инструкций и других руководящих документов, методов и средств, которые рабочий должен применять. В тарифно-квалификационных характеристиках приводится перечень работ, наиболее типичных для данного разряда профессии рабочего. Этот перечень не исчерпывает всех работ, которые может и должен выполнять рабочий.

Работодатель может разрабатывать и утверждать с учетом мнения выборного профсоюзного органа или иного представительного органа работников дополнительный перечень работ, соответствующих по сложности их выполнения тем, которые содержатся в тарифно-квалификационных характеристиках профессий рабочих соответствующих разрядов. Кроме работ, предусмотренных в разделе «Характеристика работ», рабочий должен выполнять работы по приемке и сдаче смены, уборке рабочего места, приспособлений, инструмента, а также содержанию их в надлежащем состоянии, чистке оборудования, ведению установленной технической документации.

Наряду с требованиями к теоретическим и практическим знаниям, содержащимся в разделе «Должен знать», рабочий должен знать: правила по охране труда, производственной санитарии и противопожарной безопасности; правила пользования средствами индивидуальной защиты; требования, предъявляемые к качеству выполняемых работ (услуг), к рациональной организации труда на рабочем месте; сортамент и маркировку применяемых материалов, нормы расхода горюче-смазочных материалов; правила перемещения и складирования грузов; виды брака и способы его предупреждения и устранения; производственную сигнализацию. Рабочий более высокой квалификации помимо работ, перечисленных в его тарифно-квалификационной характеристике, должен уметь выполнять работы, предусмотренные тарифно-квалификационными характеристиками рабочих более низкой квалификации, а также руководить рабочими более низких разрядов этой же профессии.

В связи с этим работы, приведенные в тарифно-квалификационных характеристиках более низких разрядов, в характеристиках более высоких разрядов, как правило, не приводятся. Квалификационная характеристика каждой должности руководителя имеет три раздела: «Должностные обязанности», «Должен знать», «Требования к квалификации». Помимо квалификационных требований как таковых существуют еще квалификационные требования к стажу.

Так, Указ Президента РФ от 27.09.2005 N 1131

«О квалификационных требованиях к стажу государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу работы по специальности для федеральных государственных гражданских служащих»

(ред.

от 26.07.2008) перечисляет следующие требования к стажу государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу работы по специальности для замещения: — высших должностей федеральной государственной гражданской службы — не менее шести лет стажа государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или не менее семи лет стажа работы по специальности; — главных должностей федеральной государственной гражданской службы — не менее четырех лет стажа государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или не менее пяти лет стажа работы по специальности; — ведущих должностей федеральной государственной гражданской службы — не менее двух лет стажа государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или не менее четырех лет стажа работы по специальности; — старших и младших должностей федеральной государственной гражданской службы — без предъявления требований к стажу. В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус работника и условия его деятельности. Раздел «Функции». Это именно тот раздел должностной инструкции, который следует заполнять, ориентируясь на конкретную должность на конкретном предприятии.

Можно взять основу из типовой инструкции, но главное — обращать внимание на те действия, которые работник будет совершать как постоянно, так и эпизодически, поскольку именно для этого работника и взяли. Если работник не будет справляться, то ссылаться будет необходимо опять-таки на этот раздел инструкции.
Если работник не будет справляться, то ссылаться будет необходимо опять-таки на этот раздел инструкции.

Раздел «Обязанности». Иногда этот раздел объединяют с разделом «Функции», что вполне понятно.

Если же работодатель счел нужным написать отдельный раздел, то здесь он определит порядок исполнения функций, видов работ, отдельных, в том числе разовых, поручений, а также этические профессиональные нормы, обязательные для исполнения в ходе трудовой деятельности. Правительство РФ принимает типовые кодексы профессиональной этики для различных отраслей деятельности. Свой кодекс корпоративной этики может быть принят в организации как локальный акт, если только для этого вида деятельности не принят специальный порядок утверждения подобных документов.

Раздел «Права и полномочия». В этом разделе перечислены права работника, а также полномочия в рамках этой должности. Поскольку большая часть прав работников унифицирована и подробно расписана в Трудовом кодексе, то в этом разделе инструкции имеет смысл указать только специфические права, принадлежащие только работнику, занимающему эту должность. Так, например, в Должностной инструкции водителя троллейбуса, утвержденной Распоряжением Минтранса России от 08.10.2003 N АК-25-р, перечислены следующие права: ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Водитель троллейбуса имеет право: │ │ 1.

Отказаться от выезда из депо или приемки троллейбуса на линии, │ │ если его техническое состояние не соответствует правилам технической │ │ эксплуатации троллейбуса. │ │ 2. Ограничивать вход пассажиров в троллейбус в зависимости от │ │ наполнения троллейбуса.

│ │ 3. При ухудшении условий движения (туман, дождь, снегопад, гололед) │ │ ставить вопрос перед старшим (центральным) диспетчером об изменении │ │ режима движения.

│ │ 4. Прекратить движение в случаях, предусмотренных правилами │ │ дорожного движения.

│ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ Это всего 4 пункта, в то время как раздел «Обязанности» включает 51 пункт, с подробными разъяснениями в каждом пункте. И это правильно, переписывать ТК РФ в должностной инструкции вовсе не рекомендуется.

Раздел «Ответственность». В настоящем разделе уместно определить меру ответственности работника перед организацией, в том числе материальную. Если с работником заключен договор о полной материальной ответственности, то здесь содержится указание на это.

Раздел «Взаимосвязи». Если работодатель считает важным урегулировать процесс взаимодействия сотрудника с другими отделами, а может быть, и со сторонними организациями, то порядок и условия можно вынести в отдельный раздел. Как оформить изменение Внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора.

В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. И только после того, как работник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию.

Если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения. Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника.

Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен. Литература 1. Санкина Л.В. Правила составления и оформления должностных инструкций // Справочник кадровика.

2008. N 2. 2. Пустозерова В.М.

Кадровые документы торгового предприятия. М.: Бюро печати, 2006. 3. Усманова Н.Р. Должностные инструкции руководителей, специалистов, технических исполнителей основного штатного состава.

М.: Приор, 2000. В.Пустозерова Юрист, заместитель главного редактора, эксперт журнала «Кадровик» Подписано в печать 12.10.2009 Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Введение новой должностной инструкции

Вопрос Подскажите, пожалуйста, надо ли уведомлять работника о введении новой должностной инструкции, где конкретизированы должностные обязанности, дело в том, что у нас они очень старые, мы собираемся их поменять? Ответ Ответ на ваш вопрос зависит от того, какие положения инструкции собираются поменять и согласны ли с изменениями работники. Ситуация 1. Трудовая функция не меняется.

К примеру, руководство хочет изменить требования к опыту работы или уточнить, как выполняется та или иная работа. Допустим: — в инструкции было записано так:

«Бухгалтер следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их для передачи в архив»

; — после изменения инструкции стало так: «Бухгалтер следит за сохранностью бухгалтерских документов, раскладывает их по участкам в хронологическом порядке в папки, убирает папки в специально отведенные места, скрепляет и нумерует документы для их передачи в архив».

При таких изменениях инструкции не требуется подписывать дополнительное соглашение к трудовым договорам работников. Достаточно утвердить инструкцию в новой редакции и ознакомить с ней работников под роспись. Если должностная инструкция оформлена как приложение к трудовому договору, то при любом ее изменении придется заключать допсоглашение к договору.

Ситуация 2. Трудовая функция меняется.

Допустим, обязанностей у работника становится: (или) больше.

Например, бухгалтеру по учету материалов собираются вменить обязанности кассира; (или) меньше. Предположим, ранее инженер, согласно действующей должностной инструкции, выполнял в числе прочих обязанности по охране труда (в частности, контролировал безопасность условий труда, инструктировал работников).
Предположим, ранее инженер, согласно действующей должностной инструкции, выполнял в числе прочих обязанности по охране труда (в частности, контролировал безопасность условий труда, инструктировал работников).

Но теперь руководитель решает ввести отдельную ставку специалиста по охране труда, а инженеру урезать и зарплату, и объем обязанностей. В ситуации 2 редактирования самой инструкции недостаточно. Нужно будет еще: — подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору: (если) количество обязанностей увеличивается, то с указанием новых обязанностей; (если) количество обязанностей уменьшается, то с указанием на сокращение объема обязанностей и уменьшение в связи с этим зарплаты.

Дополнительное соглашение подписывает работодатель и работник; — ознакомить с новой редакцией должностной инструкции работника под роспись, например, в листе (ведомости) ознакомления с локальными нормативными актами.

При отказе сотрудника подписать допсоглашение и ознакомиться с новой редакцией должностной инструкции вы не можете ввести ее в действие.

  1. (117 kB)
  2. (80 kB)
  3. (81 kB)
  4. (35 kB)
  • В организации происходит сокращение 2 отделов и переименование 2 других отделов: 1) процедуры сокращение штата и переименования отделов (поэтапно) 2) какой срок между предложением вакансии и уведомлением о сокращении….
  • Какой минимальный пакет документов (инструкция, нормативные акты, положения и т.д.) должен присутствовать в компании в части кадровой документации и охраны труда? (Штат 14 человек) ✒ В организации должны оформляться….
  • Работница работала по совместительству на 0,5 ставки, теперь ее принимают на полную ставку как основное место работы. Как правильно это оформить? нужно ли ее увольнять?

    ✒ По вопросу о….

  • Порядок и условия проведения Спецоценки Условий труда. Если в штате работают работники по совместительству, нужно ли на них оформлять Спецоценку? Можно ли приказом о проведении Спецоценки в октябре, отсрочить….

Назад Вперед

Как оформить должностную инструкцию

Начальник поручил моему коллеге составить самостоятельно должностную инструкцию и не проконтролировал, что тот написал.

Дмитрий Сергеев составлял должностные инструкцииКогда к работе коллеги появились замечания, выяснилось, что инструкция состояла из общих фраз и применить ее к конкретному человеку было нельзя.

Поэтому сначала пришлось переделывать инструкцию, чтобы впоследствии было за что его наказывать.Чтобы не попадать в подобные истории со своими подчиненными, я научился делать должностные инструкции самостоятельно и разобрался, что в них точно должно быть.Это документ, в котором указаны обязанности определенного работника на конкретной должности: полномочия, за что отвечает, какие имеет права, требования к его квалификации, за какие конкретно действия его можно наказать или поощрить.Должностная инструкция — локальный документ, то есть делается под цели и задачи организации и должности либо конкретного работника, если инструкция персонифицирована. Даже называться эти документы в различных организациях могут по-разному: должностная инструкция, должностные обязанности, должностной регламент или как-то еще. Единых требований как к названию, так и к содержанию не существует.

Но я буду условно называть все документы, в которых прописаны права и обязанности работника перед работодателем, должностными инструкциями. Ну и что? 16.02.17Назначение должностной инструкции — определить, что именно работник обязан делать на рабочем месте и как ему взаимодействовать с начальством и коллегами.При этом в трудовом кодексе самого термина «должностная инструкция» нет.

Там просто сказано, что работодатель вправе принимать локальные нормативные акты, в которых будут указаны нормы трудового права.В большинстве случаев это именно право работодателя, а не его обязанность. Руководитель предприятия может управлять подчиненными в «ручном режиме» и без инструкций. Для небольших предприятий такой вариант иногда даже предпочтительнее — меньше бюрократии, меньше бумаг нужно регистрировать и хранить.Но чем больше работников, тем сложнее ими управлять и контролировать их работу.

Поэтому и делают инструкции. Так и работникам понятно, что с них будут спрашивать, и работодателю проще их к дисциплинарной ответственности привлечь.Должностная инструкция для работника — это один из способов защиты своих прав.Например, начальник говорит:

«Иванов отказался территорию подметать, надо уволить его»

.

Но Иванов в такой ситуации может сказать: «Вот моя должностная инструкция. Что в ней написано, то я и делаю.

За что меня наказывать?» В такой ситуации велика вероятность, что в суд идти не придется да и дисциплинарного взыскания, возможно, удастся избежать.Но точно так же эта должностная инструкция защищает интересы работодателя. Например, если Иванов плохо покрасит забор, а по инструкции это его прямая обязанность, его можно смело наказывать.Если должностной инструкции нет — работодателя никто не накажет. Но если составили — ее обязательно нужно исполнять с момента, как подписали.

Она похожа на договор, где работодатель и работник — две стороны, которые ее подписали и договорились безусловно исполнять.А еще наличие должностной инструкции дает следующие преимущества:

  • Если в компании есть должностные инструкции на весь штат работников, порядка в работе будет больше. Работники точно знают, что от них ждет руководство. А если забудут, всегда можно перечитать инструкцию.
  • Ее можно использовать в суде в качестве доказательства.
  • Проще обучать новичков. Можно просто распечатать инструкции и раздать вновь принятым. Если они что-то забудут, могут просто открыть и прочитать.
  • Обе стороны трудовых отношений четко знают, кто, кому и что именно обязан. А значит, улучшается взаимодействие.

Должностные инструкции или регламенты обязательно должны быть у госслужащих, например , , и Для этих работников должностные инструкции и регламенты входят в перечень обязательных документов.

Как их нужно составлять и что в них должно быть, указано в специальных ведомственных приказах.Если человек работает в обычной организации, должностные инструкции необязательны.

То есть нельзя наказать руководителя такой организации за то, что их нет, или заставить их составлять.Как вести бизнес без штрафовЗарабатывать больше и не нарушать закон. Раз в месяц — в нашей рассылке для предпринимателейПодписатьсяРазрабатывают должностные инструкции кадровики, юристы, секретари, руководители и сам работник.

О том, как это выглядит на практике, проще всего рассказать на примере.Допустим, условный автосервис «Винтик и Шпунтик» принимает на работу слесаря Василия Петровича. И для него нужно составить должностную инструкцию.

Директор думает, кому бы поручить это задание.Кадровики прекрасно разбираются в трудовом кодексе, но в работе слесаря ничего не понимают.

Они находят первую попавшуюся должностную инструкцию в архиве и предлагают Василию Петровичу расписаться, что он с ней ознакомился.Василий читает и понимает — там описаны процессы, которых давно никто не делает, и оборудование, которое давно не используется.

Он может подписать такую инструкцию, но наказать за ее неисполнение будет сложно.

Василию Петровичу это тоже не дает никаких преимуществ — ему можно предъявить претензии за невыполнение тех пунктов, которые он не может выполнить физически.

Это плохо. Время на составление и силы потратили, а толку от нее будет немного.Юристы при составлении должностной инструкции часто переписывают в нее нормы трудового законодательства и пункты из документов, которые регламентируют работу фирмы. Такая инструкция выглядит очень убедительно.

Но вот про работу слесаря там либо ничего нет, либо сказано очень мало, потому что юрист тоже не специалист в этой области.Секретарь обычно скачивает документ из интернета. Но когда приносит на подпись, может выясниться, что слесарь, который ремонтирует легковые автомобили и грузовики, это не одно и то же.

Скорее всего, такая инструкция тоже не подойдет. Скачивать типовые должностные инструкции из интернета бессмысленно.Руководитель автосервиса.

Если он сам раньше работал слесарем, то у него получится замечательная должностная инструкция, в которой не будет ничего лишнего. Но часто бывает так, что руководитель только организует работу и про работу слесаря ничего не знает.Самый лучший вариант — не поручать составлять инструкцию только одному человеку.

Главное действующее лицо в процессе написания такой инструкции — это сам Василий Петрович. Он с руководителем согласовывает, чем именно будет заниматься слесарь, кадры проверяют текст на соответствие трудовому законодательству, юрист — на соответствие остальным законам.Основные требования к оформлению. Единой формы должностной инструкции ни законами, ни другими нормативными актами не предусмотрено.

есть упоминание о должностной инструкции, но обязательная форма ее составления отсутствует.Поэтому можно оформить инструкцию так, как это принято в конкретной организации. Неважно, есть ли у нее фирменный бланк, гербовая печать и сколько специалистов ее согласовали.

Важно, что будет в самой инструкции.Порядок и правила.

Подписывая должностную инструкцию, работник принимает на себя определенные обязанности и дает согласие выполнять их добросовестно. А работодатель со своей стороны перечисляет условия, которые он создаст для работы.Из этого следуют и требования к оформлению. В инструкции должны быть две подписи.

Одна из них — работодателя. От него, как правило, исходит инициатива создания инструкции, поэтому его визирование может выглядеть как ее утверждение. Например вот так:От имени работодателя, как правило, расписывается лицо, у которого есть полномочия принимать человека на работу. А еще руководитель может передать право утверждения должностных инструкций любому другому сотруднику.

Главное, чтобы это право было передано в письменном виде, например приказом или распоряжением.Работник, как правило, ставит свою подпись в конце документа. Но это тоже необязательно. Я, например, сталкивался с ситуацией, когда у работника была индивидуальная должностная инструкция и он расписался на каждой ее странице.

Логика при этом была такая: работодатель не сможет изменить одну из страниц инструкции, вписать туда лишнего и наказать за неисполнение. Это обычная ситуация, когда нет доверия между работником и работодателем.

Законом такой порядок не запрещен. Ну и что? 24.10.18Форма и структура. Единой формы и структуры для должностной инструкции, утвержденной законом или приказом, не существует.

Каждый может оформлять ее так, как удобно.Оформление титульного листа.

Этого тоже не предусмотрено ни одним нормативным документом. Как и в любом распорядительном документе, на первом листе инструкции обычно есть следующие реквизиты:

  • Регистрационный номер, если в организации ведется учет документов.
  • Наименование документа.
  • Дата составления документа.
  • Название организации так, как оно указано в регистрационных документах.
  • Фамилия, имя, отчество и должность сотрудника, который уполномочен утверждать или подписывать должностные инструкции.

Как правило, на первом же листе под визой утверждения и заголовком сразу начинается текст должностной инструкции.Особенности должностной инструкции. В должностной инструкции можно прописать только те обязанности, которые входят в трудовые функции сотрудника.

Но даже если у человека договор подряда, его тоже в некоторых случаях можно признать трудовым, в том числе благодаря должностной инструкции.Для работника это выгодно. Например, я вижу такие плюсы:

  1. если он обратится в суд, ему не придется платить госпошлину;
  2. суд можно выбрать по месту своего жительства, а не по месту, где находится организация.
  3. все споры в этом случае решаются по трудовому кодексу;

Изумительная история 05.04.17Вот что является характерными признаками трудовых отношений:

  • Работник выполняет обязанности только по определенной специальности, квалификации или должности.
  • Стороны достигли соглашения, что работник будет делать лично в интересах и под контролем работодателя.
  • Между работником и работодателем есть подчиненность.
  • Работник выполняет трудовые функции за плату.
  • Работодатель обеспечивает определенные условия труда.

Изумительная история 10.11.17Если должностной инструкции нет совсем, отношения не перестают быть трудовыми.

Но если трудовой договор отсутствует или вместо него есть гражданско-правовой договор, должностная инструкция может помочь, чтобы эти отношения признали трудовыми. Изумительная история 25.04.18Существуют два вида должностных инструкций:

  • Индивидуальная, или персонифицированная. Ее составляют под конкретного работника. Основное ее отличие — в ней есть не только должность, но и фамилия, имя и отчество работника.
  • Типовая — она составляется для определенной категории работников или должностей и без указания конкретных фамилий.

Поясню на примерах, в каком случае какая инструкция нужна.Допустим, в условной организации работают два секретаря — Света и Наташа.

У Светы главная обязанность — готовить ответы на запросы в разные ведомства. Поэтому в ее должностной инструкции подробно прописано, в какой срок она должна подготовить ответ, как она должна его отправить — электронным или заказным письмом — и в какое время она может уйти с работы на почту для отправки писем.

Ну и что? 19.06.17Главная задача Наташи — работать с системой электронного документооборота.

Это и прописано в ее должностной инструкции.Должности у Светы и Наташи называются одинаково — секретарь. А работу они делают разную. Значит, чтобы всем было понятно, кто и чем занимается, им нужны индивидуальные должностные инструкции. Так можно. В каждой инструкции указывают фамилию работника и перечисляют, чем он будет заниматься.А еще в этой организации работает бригада штукатуров.

Они делают одинаковую работу — стены штукатурят. Индивидуальных требований к ним нет. В этом случае на каждого штукатура делать отдельную должностную инструкцию нет никакого смысла.

Ее можно сделать типовой — просто указать наименование должности, перечислить в ней, чем люди будут заниматься.

А все штукатуры распишутся. В таких случаях могут делать специальную ведомость ознакомления, которая будет приложением к должностной инструкции.Какую инструкцию делать в каждом конкретном случае — решает работодатель. И руководствуется он только принципами целесообразности.Исторически сложилось, что должностную инструкцию разбивают на разделы.

Это требование нигде не предусмотрено, но так ее легче воспринимать.

Обычно в ней встречаются следующие разделы.Заголовок.

Это название документа — должностная инструкция, должностной регламент, перечень рабочих обязанностей или любое другое. Еще там указывают наименование структурного подразделения и наименование должности — так, как они указаны в штатном расписании организации.

Если должностная инструкция составлена для конкретного человека, обязательно указывают его фамилию, имя и отчество.Общие положения. В этом разделе можно указать:

  1. чьи распоряжения и приказы работник должен выполнять, например подчиняться указаниям старшего мастера и заместителя директора по производству.
  2. требования к профессиональной подготовке: уровень образования, квалификацию, стаж работы;
  3. кто будет замещать работника, пока он находится в отпуске или на больничном;

Что делать?

25.03.19Задачи, функции и обязанности.

В этом разделе приводится детализированный список должностных обязанностей работника.

Чем подробнее и детальнее они перечислены, тем легче спросить с работника за их выполнение. Можно описать каждую операцию, из которых складывается работа, и установить сроки их выполнения.Должен знать. Здесь перечисляются требования к знаниям работника.

Можно указать, что он должен знать конкретный санпин, снип или гост, правила противопожарной безопасности или ведомственный приказ. Главное, чтобы эти знания прямо относились к выполняемой работе.Права. Здесь имеются в виду права по конкретной должности: что он может потребовать от других и как он взаимодействует с другими работниками.Ответственность.

Чтобы правильно заполнить этот раздел, пишите ответы на вопрос, за что отвечает человек. Например: за качественную работу подразделения, за соблюдение графика и срока поставок, за написание статьи без ошибок.Отвечать на вопрос, какую ответственность несет сотрудник, неправильно.

Конечно, можно написать, что он несет дисциплинарную ответственность, но он несет ее и так — по трудовому кодексу. Дублировать это в должностной инструкции необязательно.Взаимодействие.

В этом разделе пишут, к кому работник может обратиться и по каким вопросам, кому он подчиняется, чьи распоряжения он обязан исполнить.Как правило, в правом верхнем углу инструкции ставится гриф «Утверждаю», указывается должность руководителя и ставится его подпись.

Это требование хотя и , но обязательным не является.

Если этого грифа не будет, руководитель может расписаться в любом месте документа — это не нарушение.А еще в должностной инструкции должен расписаться работник. Так он подтверждает, что инструкцию прочитал, обязанности и права ему понятны.Бывает ситуация, когда работник отказывается ее подписывать. Тогда составляют акт об отказе.

Но даже в этом случае исполнять такую инструкцию работнику все равно придется.

То, что подписи нет, не освобождает от ответственности за неисполнение.

Подпись лишь подтверждает, что человек с инструкцией знаком.Подпись работодателя при этом обязательна. Она подтверждает, что работодатель знает, что есть в этой инструкции.Можно ли изменить должностную инструкцию без согласия работника по инициативе работодателя.

Чаще всего именно работодатель является инициатором внесения изменений в должностную инструкцию. Например, он решает, что работник мало работает, и добавляет ему несколько пунктов.Если при этом меняются необходимые в силу закона условия трудового договора, работника нужно уведомить письменно о предстоящих изменениях не позднее, чем за два месяца. Обычно такая ситуация возникает при реорганизации, когда изменяются штатное расписание и наименования должностей.

Или при изменении технологического процесса, например если предприятие выпускало двери, а теперь перепрофилируется на бумажные конверты., Но чаще бывает другая ситуация — когда структура и производственный процесс не меняются, а работнику увеличивают или уменьшают объем работ. Например, дворник подметал один двор, а ему поручили еще и набережную подметать. Или этого дворника в той же организации перевели в другое подразделение, а суть его работы не изменилась.

В этом случае уведомлять его за два месяца не нужно, можно просто дополнить его инструкции и ознакомить с ними работника., Изменить должностную инструкцию можно следующими способами:

  • Издать приказ или распоряжение об исключении или включении пунктов, изменении текста части инструкции. При этом работника нужно ознакомить с приказом под подпись. В этом случае копия такого приказа приобщается к самой должностной инструкции. Подпись работника в этом случае означает, что изменения ему известны.
  • Подготовить должностную инструкцию в новой редакции — с указанием даты начала ее действия. В этом случае работник также должен в ней расписаться.

Гонка за объемом.

Хорошая инструкция не должна быть большой — это не признак трудоспособности, а скорее наоборот.

Пусть она будет на одном листе, но с предельно конкретными и четко сформулированными пунктами о том, что человек обязан.Один из моих бывших руководителей, когда ему приносили на утверждение инструкцию, почти никогда ее не читал. Зато любил считать в ней листы и количество пунктов. Логика у него была такая: вот у Иванова инструкция на 15 листах — сразу видно, работяга!

А у Петрова — на трех, значит, он лентяй и мало будет работать.Подчиненные начали увеличивать объем — вписывали общие и незначащие ничего фразы. Например, «осуществлять мониторинг обстановки», «контролировать ситуацию в целом и в частности».А в одной из организаций руководство перед проверкой дало прямое указание подчиненным: увеличьте объем инструкции, чтобы проверяющий не назвал нас бездельниками.

Указание выполнили, объем увеличили, но проверяющий этого не понял и спросил: «Что за ерунда у вас в должностных инструкциях?

Тут же одна вода!» Пришлось переделывать как было.Переписывание законов. В предыдущем разделе мы писали, из каких частей должна состоять инструкция.

Названия некоторых из них совпадают с названиями статей трудового кодекса.

Но ни в коем случае нельзя переписывать в разделы о правах и обязанностях формулировки Это ошибка.Трудовой кодекс содержит общие права и обязанности работника. Даже если право на отдых вообще не упомянуть в должностной инструкции, это не значит, что человек обязан работать без выходных и отпусков.

Трудовой кодекс приоритетнее: даже если права на отдых в инструкции нет, отпуск работнику предоставлять обязаны. Часто составители инструкций идут по пути наименьшего сопротивления, например пишут в должностной инструкции бухгалтера, что он не должен воровать деньги, что он имеет право на отдых в соответствии с трудовым кодексом и что за нарушения его можно привлечь к ответственности.

Но ни один из этих пунктов на самом деле не регулируется должностной инструкцией.Использование общих фраз и выражений. Обычно эту ошибку допускают, когда руководство дает указание увеличить объем.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+